I. Khám phá Khái niệm Thư Ký
Thư ký (Secretary trong tiếng Anh) là một thuật ngữ rất phổ biến trên toàn thế giới, chỉ một loại công việc, một nghề nghiệp quan trọng và phổ biến trong xã hội, đặc biệt trong lĩnh vực Quản lý Hành chính Văn phòng.
Với sự phát triển và hội nhập của kinh tế thị trường, từ một thế kỷ trở lại đây, khái niệm thư ký đã được sử dụng rộng rãi trong xã hội với tư cách là một nghề nghiệp. Nhiều tác giả trong và ngoài nước đã nghiên cứu công phu về lao động của thư ký và đóng góp phần thiết yếu vào hiểu biết đúng đắn hơn về nghề này.
Theo IPS (International Professional Secretaries) – Hiệp hội Thư ký chuyên nghiệp quốc tế, “thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”.
Thư ký lãnh đạo là người giúp việc, trợ lý cho một tập thể quản lý hoặc cá nhân thủ trưởng để đạt được hiệu quả hoạt động cao hơn.
II. Nhiệm vụ quan trọng của người làm thư ký
Công việc thư ký bao gồm công tác văn bản, giấy tờ thông tin, giao tiếp và tổ chức công việc cho cấp quản lý. Nội dung công việc thư ký và trợ lý hoàn toàn trùng nhau. Vì vậy, thuật ngữ “thư ký lãnh đạo” sẽ được sử dụng thay cho “thư ký”.
Trong thời đại bùng nổ thông tin và tính cạnh tranh phổ biến trong mọi khía cạnh cuộc sống, các thủ trưởng và nhà lãnh đạo đang đối mặt với thách thức khó khăn hơn bao giờ hết. Thư ký lãnh đạo, ngày càng cần phải rèn luyện và phát huy tận tâm và trí lực để hỗ trợ tốt nhất cho thủ trưởng.
Hoạt động thư ký bao gồm các chức năng chính như sau:
-
Chức năng thứ nhất: Ghi chép và soạn thảo văn bản, giấy tờ trong cuộc họp, hội nghị hành chính hoặc khoa học. Những người thực hiện nhiệm vụ này được gọi là thư ký hội nghị, thư ký cuộc họp hoặc thư ký đại hội.
-
Chức năng thứ hai: Các công việc liên quan đến văn thư (soạn thảo văn bản, quản lý, lưu trữ và tổ chức phục vụ thông tin), giao tiếp và thực hiện các thủ tục hành chính văn phòng khác. Người thực hiện nhiệm vụ này được gọi là thư ký văn phòng.
-
Chức năng thứ ba: Trợ giúp và làm việc trực tiếp cho một cấp quản lý, đặc biệt là thủ trưởng cấp cao nhất trong tổ chức. Công việc thư ký trong trường hợp này liên quan đến việc tiếp nhận và chuyển giao tài liệu trực tiếp đến thủ trưởng, các hoạt động giao tiếp, sắp xếp và tổ chức lịch trình làm việc hàng ngày cho thủ trưởng. Ngoài ra, thư ký còn có trách nhiệm soạn thảo các văn bản để hỗ trợ quản lý của thủ trưởng. Những người thực hiện công việc này được gọi là thư ký riêng, thư ký giám đốc hoặc thư ký lãnh đạo.
-
Chức năng thứ tư: Hoạt động thư ký là hoạt động quản lý và điều hành công việc của một tổ chức xã hội, chẳng hạn như Tổng thư ký Hội nhà văn, Tổng thư ký Hội nhà báo,… Trong trường hợp này, hoạt động của thư ký có tính chất lao động của thủ trưởng.
III. Quyền hạn và nhiệm vụ của người làm thư ký
3.1. Những nhiệm vụ thuộc quan hệ cá nhân
- Tiếp đón khách và chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng.
- Giữ liên lạc với thủ trưởng trong suốt chuyến công tác của họ. Đồng thời, thu thập thông tin khi họ trở về.
- Làm trung gian trong cuộc gọi điện thoại của thủ trưởng.
- Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản cuộc họp và thảo luận mà thủ trưởng triệu tập.
3.2. Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn bản
- Phân loại và ghi nhận các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng, ghi chép các bưu phẩm đến và đi.
- Quản lý việc giao và chuyển văn bản giữa các bộ phận.
- Xử lý các văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng, soạn thảo văn bản trao đổi của thủ trưởng.
- Kiểm tra và lấy chữ ký của thủ trưởng.
3.3. Những nhiệm vụ thuộc tổ chức công việc
- Lập lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng cho thủ trưởng.
- Thống kê và kiểm tra việc thực hiện chỉ thị của thủ trưởng.
- Sắp xếp không gian làm việc của thủ trưởng.
3.4. Những nhiệm vụ khác
- Quản lý và bảo quản văn bản và hồ sơ quan trọng.
- Báo cáo tổng quan về cuộc họp, các chuyến đi công tác và các sự kiện quan trọng trong tổ chức.
- Quản lý thư viện và tài liệu cá nhân của thủ trưởng, quản lý tạp chí trong các bộ phận thuộc quyền của thủ trưởng.
- Xử lý một số công việc hàng ngày có tính cá nhân, về phương tiện đi lại và các vấn đề kinh tế (trang bị cho văn phòng của thủ trưởng).
- Hoàn thành các công việc bổ sung theo sự giao phó của thủ trưởng.
Xem thêm: