Viết Thư Tiếng Anh: Bí Quyết Viết Thư Chuẩn Xác và Ấn Tượng

Ngày nay, việc trao đổi thư từ bằng Tiếng Anh trở nên phổ biến hơn dựa trên sự phát triển của nền kinh tế và mối quan hệ quốc tế. Viết một bức thư Tiếng Anh đòi hỏi kiến thức và kỹ năng đặc biệt để đảm bảo tính chuẩn xác và ấn tượng của thông điệp. Trong bài viết này, FLYER sẽ chia sẻ những bí quyết để bạn trang bị kiến thức cần thiết và viết thư Tiếng Anh một cách chuyên nghiệp.

1. Bố Cục Viết Thư Chi Tiết

1.1. Mở Đầu Thư (Beginning)

Phần mở đầu của một bức thư Tiếng Anh rất quan trọng để gây ấn tượng với người đọc. Phần này bao gồm lời chào hỏi (salutation) và giới thiệu bản thân.

Lời Chào Hỏi – Salutation

Đây là phần cho biết tên người nhận thư mà bạn muốn gửi thư. Có một số cấu trúc chung:

• Nếu bạn đã biết tên người nhận thư nhưng chưa thân thiết với họ:

  • Cấu trúc: Dear + recipient’s name (tên người nhận thư)
  • Ví dụ: Dear Mrs. Lee, Dear Mr. Parker, Dear Ms. Whinston

• Nếu bạn biết tên người nhận thư và có mối quan hệ thân thiết với họ:

  • Cấu trúc: Dear + first name (tên thường gọi)
  • Ví dụ: Dear Ly, Dear Sarah, Dear John

• Nếu bạn chưa biết tên người nhận thư:

  • Cấu trúc: Dear Sir/Madam

Giới Thiệu Bản Thân – Introduction

Phần này giới thiệu về bạn và mối quan hệ với người nhận. Giới thiệu bản thân phụ thuộc vào mức độ thân thiết và trang trọng của bức thư. Nếu bạn đã có mối quan hệ với người nhận, phần này có thể bỏ qua.

• Ví dụ: My name is + (your name). We met at/in + (date, location). (Tên mình là + (tên của bạn). Chúng ta đã gặp nhau vào/vào (ngày, địa điểm).)

1.2. Nội Dung Thư (Body)

Phần nội dung của thư cần trình bày rõ ràng, chi tiết và mạch lạc các thông tin mà bạn muốn truyền đạt. Nội dung thư bao gồm các phần sau: lời hỏi thăm (opening comment), lý do viết thư (reasons to write) và nội dung chính (main point).

Lời Hỏi Thăm – Opening Comment

Ở phần này, bạn sẽ hỏi thăm về tình hình xung quanh người nhận: sức khỏe, gia đình, cuộc sống,…

• Ví dụ:
  • Hỏi thăm sức khỏe một cách thân thiết: How are you? How have you been? How are things? (Dạo này bạn thế nào?)
  • Hỏi thăm sức khỏe một cách trang trọng: I hope you have a good day. (Tôi hy vọng bạn có một ngày tốt lành.)
  • Hoặc nếu đây là bức thư hồi đáp, bạn nên bắt đầu bằng ‘thank you’ (Cảm ơn về bức thư của bạn.)

Lý Do Viết Thư – Reasons to Write

Phần này đề cập đến lý do bạn muốn gửi thư. Lý do viết thư thường bắt đầu với cấu trúc I am writing/ I will talk about…

• Ví dụ:
  • Mẫu thư thân mật: In this letter, I will talk about… (Trong bức thư này, tôi sẽ nói về…)
  • Mẫu thư trang trọng: I am writing to enquire about/ ask about… (Tôi viết thư để hỏi về…)

Nội Dung Chính – Main Point

Phần nội dung chính cần ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu nhất. Viết thư cần đi thẳng vào vấn đề chính để người đọc nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Chú ý: Đối với từng dạng thư, có các lựa chọn câu điển hình mà bạn có thể tham khảo.

1.3. Kết Thư (Complimentary Close)

Phần kết thư có thể sử dụng một trong những câu sau, tùy thuộc vào loại thư và tình huống viết:

• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if necessary. (Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu cần thiết)
• Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phản hồi lại khi bạn thuận tiện nhất)
• Hope to hear from you soon. (Hi vọng được phản hồi từ bạn sớm)
• I’m looking forward to seeing you. (Tôi rất mong chờ được gặp bạn)
• Please get back to me as soon as possible. (Xin hãy phản hồi lại sớm nhất có thể)
• I would be grateful if you attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt)
• Let me know if you need more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)

Ký Tên – Signing Off

• Trường hợp thân thiết: Best wishes, Take care, Love, All the best, Bye
• Trường hợp cần sự trang trọng (đã biết tên người nhận): Yours sincerely, Best regards, Warm regards
• Trường hợp cần sự trang trọng (chưa biết tên người nhận): Yours faithfully

2. Một Số Lưu Ý Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh

Để viết một bức thư bằng Tiếng Anh, ngoài nội dung quan trọng, phần hình thức cũng đòi hỏi cẩn thận. Dưới đây là một số điều bạn cần lưu ý:

• Hạn chế viết tắt trong thư Tiếng Anh, đặc biệt là trong thư trang trọng. Sử dụng các từ viết đầy đủ và tránh viết tắt khi không cần thiết.
• Lịch sự và nhã nhặn khi viết thư: dùng ‘Dear’ ở đầu thư và dùng ‘please’ khi muốn yêu cầu một việc gì đó.
• Để bức thư thêm lịch sự, hãy dùng ‘would like’ thay cho ‘want’, ‘could’ hoặc ‘may’ thay cho ‘can’, và ‘would’ thay cho ‘will’.
• Viết thư ngắn gọn và súc tích. Sử dụng câu văn ngắn và đảm bảo đầy đủ các thành phần câu.
• Chú ý đến các dấu câu như: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, và dấu hai chấm. Sử dụng dấu gạch đầu dòng để phân cách các ý phụ.
• Tránh các lỗi chính tả, ngữ pháp, và viết câu khó hiểu hoặc gây hiểu nhầm.
• Chú ý đến phần kết thư: sử dụng các cách kết thúc thông dụng như Regards, Best regards, Sincerely yours,…
• Đọc lại thư một lần cuối cùng trước khi gửi để kiểm tra lỗi nhỏ.

3. TOP 5 Mẫu Thư Tiếng Anh Ấn Tượng

Dưới đây là top 5 mẫu thư tiếng Anh ấn tượng để bạn tham khảo:

3.1. Mẫu Thư Cảm Ơn

Dear Hoa,

Thank you very much for the beautiful scarf, it was exactly what I wanted for Christmas! It is extremely thrilling to receive your present and I want to meet you in person to express my thanks. Every time I wear the scarf, it will remind me of you and your thoughtfulness. The color of the scarf is my favorite one and it really suits me, so I have already received lots of compliments when wearing it. I will wear this scarf whenever I hang out with my family and friends. Thank you, once again, for your lovely Christmas gift and your kindness. Happy New Year!

Best wishes,
Thanh Nga.

3.2. Mẫu Thư Chúc Mừng

Dear Alan,

I have heard that you got a promotion to senior marketing executive. Congratulations on that great achievement. You have strived so hard for that position and I am so delighted that your efforts have paid off. By the time you move into your new office and bear the responsibilities that go along with your new position, please let me know if I can be of any assistance. Once again congratulations on your great attainment and I hope to hear from you soon.

Sincerely,
John

3.3. Mẫu Thư Hỏi Thăm

Dear Uncle Hai,

It has been such a long time since we returned to our hometown to visit you and our grandparents. I am writing this letter to ask about your job and our grandparents' health. Is Uncle Hai's job doing fine? How have our grandparents been recently? Has our grandmother recovered from her backache? Do you remember to remind our grandparents to take all their medicine and exercise regularly? How are your children studying?

My family is still doing well. My mother still teaches students via online learning platforms due to the COVID-19 pandemic, and my father still goes to work all day. My sister and I try to achieve good results at school so as not to disappoint our parents. My family still gathers for reunions on the weekends, and we miss you and our grandparents a lot, Uncle Hai! I will return home quickly after the Lunar New Year with my family to meet you, our grandparents, aunts, and children. Wish you and our grandparents health and happiness! When you receive this letter, please let me know.

Your nephew,

3.4. Mẫu Thư Phàn Nàn

Dear Madam,

My name is Dawson, and I purchased a dress from your shop online (order number: #25012022). However, your service did not come up to my expectations because of the quality of the product I received and its delayed arrival.

The first disappointment is due to the late arrival. I ordered the dress online on 15th January, but I received the product on the 30th January, which means two weeks later, while you promised to send it to me in around 5 days. The quality of the dress was even more disappointing. The product I got is faulty and it is far different from the one I saw on the website. The cloth material and patterns of the dress had nothing to do with the product you showed on your website. In addition, instead of sending me a red dress as I ordered, you gave me a yellow one.

I will not demand a refund, but please arrange for a replacement as soon as possible. I hope that this problem will be solved promptly.

Yours faithfully,
Dawson

3.5. Mẫu Thư Mời

Dear Lan,

My family is organizing a small birthday party for my sister this Sunday evening. We would be delighted if you could join us.

The party will take place at 8 p.m. at our house. We plan to invite some friends whom we have known since we were in the second grade. This will be a great opportunity for all of us to get together again after a long time without any conversation or sharing. I hope that we will have a wonderful time together. Please join us for some fun games and activities. We will have delicious food and drinks, including your favorites such as cakes, candies, and fruit juice.

It would be a pleasure if you could come, Lan. Please let me know as soon as possible.

Best regards,
Ha

4. Luyện Tiếng Anh Trên Phòng Thi Ảo FLYER

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng viết tiếng Anh thực hành, bạn có thể sử dụng các nguồn tài nguyên miễn phí như Write and Improve từ Cambridge để được luyện tập và cải thiện khả năng viết tiếng Anh của mình.

Tổng Kết

Trên đây là hướng dẫn viết thư Tiếng Anh để đảm bảo tính chuẩn xác và ấn tượng của thông điệp. Bạn đã được trang bị kiến thức cần thiết và các mẫu thư hữu ích. Hãy áp dụng những bí quyết này để viết thư Tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và ấn tượng.

Mời bạn tham gia Phòng Thi Ảo FLYER để kiểm tra kiến thức TOEIC và ngữ pháp Tiếng Anh của mình. Chúc bạn thành công!