Email là một phương tiện giao tiếp quan trọng trong thế giới kinh doanh hiện đại. Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với đối tác nước ngoài mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và thành thạo trong công việc. Trong bài viết này, TalkFirst sẽ chia sẻ với bạn cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp và các mẫu email thông dụng nhất. Bạn sẽ học cách chuẩn bị bố cục chung, viết lời chào, mở đầu email, trình bày mục đích viết thư, cung cấp thông tin chi tiết, kết thúc email và nhiều hơn thế nữa. Hãy đọc tiếp để biết thêm chi tiết!
1. Bố Cục Chung Khi Viết Email Bằng Tiếng Anh
Bố cục của một email trang trọng bằng tiếng Anh gồm ba phần chính: mở đầu, nội dung chính và kết thúc thư.
1.1. Phần Mở Đầu Email Tiếng Anh
Phần mở đầu email là nơi bạn chào người nhận thư. Trong tiếng Anh, bạn nên chỉ dùng “Dear” khi gửi email trong môi trường công việc chuyên nghiệp. Tiếp theo, ghi tên của người nhận. Nếu bạn không biết tên của người nhận, bạn có thể dùng “Dear Sir/Madam”. Nếu bạn không biết người nhận là nam hay nữ, bạn có thể dùng “Dear Sir/Madam” hoặc “To Whom It May Concern”. Sau lời chào, bạn cần viết một câu ngắn như “I hope this email finds you well” để thể hiện lịch sự và quan tâm.
1.2. Nội Dung Chính
Phần nội dung chính của email là nơi bạn trình bày thông tin, ý kiến, yêu cầu và mục đích viết thư. Bạn nên sắp xếp nội dung một cách logic và dễ hiểu. Hãy sử dụng đúng ngữ pháp, từ ngữ và cấu trúc câu. Để tạo sự rõ ràng, bạn có thể sử dụng đánh số hay gạch đầu dòng cho các mục con. Bạn cũng nên sử dụng các từ kết nối và cụm từ để làm cho email của bạn mạch lạc và dễ đọc.
1.3. Kết Thúc Thư
Phần kết thúc thư của email nên chứa những câu lời kết và lời chào cuối cùng. Bạn có thể dùng các câu như “Yours sincerely”, “Yours faithfully”, “Best regards” hoặc “Kind regards”. Sau lời kết, hãy ghi tên đầy đủ của bạn dưới dạng chữ ký.