Trao đổi và giao dịch qua thư từ quốc tế đã trở nên vô cùng phổ biến trong thời gian gần đây. Điều này không ngạc nhiên khi kinh tế và giao lưu văn hóa ngày càng phát triển. Bất kể là thư giao tiếp thông thường hay những bức thư xin việc trang trọng, cách trình bày một bức thư đúng chuẩn đóng vai trò rất quan trọng. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn cách viết thư bằng tiếng Anh thông dụng và chuẩn xác nhất, giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với bên nhận thư.
Các Kiểu Trình Bày Thông Dụng Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Với thư tiếng Anh, có ba kiểu trình bày thông dụng được sử dụng là Block, Semi-Block và Modified Block. Mỗi người sẽ có những lựa chọn trình bày phù hợp với ý thích cá nhân. Tuy nhiên, bạn cần nắm rõ chi tiết về cách trình bày này để sử dụng một cách thống nhất. Trong việc viết thư tiếng Anh, việc lẫn lộn các kiểu hình thức là điểm trừ rất lớn, đặc biệt là trong những thư mang tính nghiêm túc như các mẫu thư xin việc.
1. Trình Bày Thư Bằng Tiếng Anh Kiểu Block
Viết thư tiếng Anh dưới dạng kiểu Block là một cách trình bày phổ biến. Khi viết, bạn chỉ cần căn tất cả các dòng theo thẳng lề trái. Lưu ý, khi xuống dòng, chữ đầu mỗi đoạn không cần viết thụt vào.
2. Viết Thư Bằng Tiếng Anh Kiểu Modified Block
Kiểu trình bày Modified Block khá tương tự như kiểu Block. Thư viết dạng Modified Block cũng được căn lề trái tất cả các dòng. Tuy nhiên, phần địa chỉ tác giả, ngày tháng và phần kết được căn lùi lề trái khoảng 3 inch. Các đoạn văn bản được viết thẳng, không lùi đầu dòng.
3. Viết Thư Bằng Tiếng Anh Kiểu Semi-Block
Với cách trình bày này, văn bản của thư được căn thẳng lề trái, trừ phần ngày tháng, địa chỉ và phần kết. Đầu mỗi đoạn văn được viết lùi vào 1 ô.
Bạn có bất kỳ khó khăn nào trong việc học tiếng Anh từ lâu? Bạn đã ôn thi TOEIC và luyện thi TOEIC rất chăm chỉ nhưng chưa đạt hiệu quả? Đừng ngần ngại, hãy tham khảo ngay các khóa học TOEIC để luyện thi TOEIC một cách hiệu quả tại testtoeic.com.
Cấu Trúc Chuẩn Nhất Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Để viết thư bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và chính xác nhất, bạn cần nắm rõ cấu trúc của một bức thư.
Chủ Đề Thư (Heading)
Trong phần này, thông tin cơ bản của người gửi sẽ được thể hiện rõ, bao gồm:
- Họ tên người gửi
- Địa chỉ
- Thông tin liên lạc
- Ngày, tháng và địa chỉ người nhận (Inside Address)
Với cách viết thư bằng tiếng Anh, ngày tháng trong thư phải được viết dưới dạng tháng, ngày và năm. Đối với các thư chính thức, thông tin của người nhận cũng phải được thể hiện rõ ràng như họ tên, địa chỉ nhận, chức vụ, thông tin liên lạc…
Sau khi trình bày thông tin, bạn cần có một câu mở đầu để giới thiệu nội dung thư.
Mẫu đoạn mở đầu:
Thank you for your letter. I’m sorry I haven’t written for so long but I’ve been really busy studying English to pass the B1 test. It’s great to hear that your whole family is doing well.
Nội Dung Thư (Body)
Có thể nói, nội dung là phần quan trọng nhất và thể hiện rõ toàn bộ mục đích của bức thư. Phần này bao gồm những mục cần đặc biệt lưu ý bao gồm chủ đề, chào hỏi và nội dung chính.
Tùy thuộc vào loại bức thư, có thể xuất hiện phần tiêu đề hoặc không. Với các dạng thư điện tử, phần tiêu đề phải thể hiện rõ mục đích gửi, trong khi nếu viết thư xin việc có thể sử dụng cụm từ “Apply to” để mở đầu.
Trong phần nội dung của bức thư, phải trình bày rõ lý do và sự việc một cách toàn diện. Ví dụ, nếu viết thư xin việc, bạn cần tập trung nhấn mạnh và thể hiện được điểm mạnh của bạn, kinh nghiệm làm việc cũng như lý do tại sao bạn phù hợp với công việc được tuyển dụng.
Cùng với đó, ngôn ngữ được sử dụng cũng phải phù hợp với mục đích và đối tượng nhận thư. Nếu thư dành cho bạn bè, người thân, bạn có thể sử dụng những câu không quá trang trọng (informal). Với những bức thư quan trọng, cần sự trang trọng (formal), bạn cần chú ý tuyệt đối đến các lỗi ngữ pháp, cách sử dụng câu và lựa chọn từ vựng có tính học thuật.
Lời Kết (Complimentary Close)
Khi kết thúc một bức thư tiếng Anh, cần phải ghi đầy đủ lời chào và ký tên. Đặc biệt, phần chào đầu và kết thúc phải thống nhất với nhau. Nếu bạn mở đầu bằng “Sir” – kết thúc bằng “Faithfully”, mở đầu bằng tên người thì kết thúc bằng “Sincerely”. Ngoài ra, cuối thư phải có chữ ký và họ tên của bạn.
Một Số Điều Cần Lưu Ý Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Để viết một bức thư bằng tiếng Anh, ngoài yếu tố nội dung, mặt hình thức cũng đòi hỏi bạn phải cẩn thận. Khi viết một bức thư, luôn tuân thủ những quy tắc nhất định. Dưới đây là một số điểm cần lưu ý:
- Tuyệt đối không viết tắt, kể cả những từ tắt thông dụng như “isn’t”, “I’ll”. Hãy viết rõ ràng từng từ như “is not”, “I will”…
- Trong các văn bản trang trọng (formal), tuyệt đối không sử dụng các cụm từ lóng, từ thân mật, và những cụm từ thường chỉ dùng cho văn nói.
- Luôn sử dụng “Dear” cho câu chào đầu và dùng từ ngữ lịch sự.
- Khi viết, luôn chú ý viết đầy đủ câu cú, chủ vị, không viết những câu tắt, rút gọn.
- Sau khi hoàn thành bài viết, hãy đọc lại toàn bộ bài và sửa những lỗi về từ vựng, ngữ pháp, cách sử dụng từ…
Sử dụng cách viết thư bằng tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với người nhận thư mà còn thể hiện được thái độ tôn trọng của bạn đối với họ. Với vài lưu ý nhỏ và sự cẩn thận trong trình bày, bạn đã có thể tự mình hoàn thiện một lá thư. Chúc bạn thành công!
Nếu bạn bị mất gốc tiếng Anh đã lâu, và đã cố gắng ôn thi TOEIC và luyện thi TOEIC mà chưa hiệu quả, hãy tham khảo ngay testtoeic.com – nơi bạn có thể tham gia các bài kiểm tra TOEIC và ngữ pháp tiếng Anh miễn phí.
Các Câu/Cấu Trúc Thường Dùng Khi Viết Thư Bằng Tiếng Anh
Chào đầu thư:
- Trang trọng: Dear Mr/Mrs + Họ và Tên / Hello Dear Sir or Madam
- Thân mật: Hello/Hi + Tên / Dear + Tên
Bắt đầu nội dung:
- Trang trọng: Thank you for your letter/email about… Many thanks for your letter/email. I am writing to request information about… I am writing with reference to your letter. I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on…
- Thân mật: Thanks for your letter/email. Thanks for writing to me. I am writing to tell you about… Guess what? How are things with you?/What’s up? How are you?/How was your holiday?
Kết thúc thư:
- Trang trọng: Yours faithfully, Your sincerely, Regards/Best regards/Kind regards.
- Thân mật: Best wishes, Love, All the best.
Được thành lập từ năm 2014, testtoeic.com đã trở thành nơi trao gửi niềm tin và học tiếng Anh cho hàng ngàn học viên trên khắp cả nước thông qua các lớp học offline, online và sách.
Đăng ký khoá học TOEIC 0-500+ với preptoeic.click để được tư vấn lộ trình học tinh gọn, chi phí tối ưu và cam kết đạt mục tiêu ngay sau khóa học!
Xem thêm các bài viết có liên quan: