Để truyền tải thông tin chính xác và rõ ràng trong văn bản hành chính, các quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày được áp dụng nghiêm ngặt. Dưới đây là những nguyên tắc cơ bản cần tuân thủ:
Thể thức Văn bản
Khổ giấy: A4 (210 mm x 297 mm)
Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4
Định lề trang:
- Cách mép trên và mép dưới 20-25 mm
- Cách mép trái 30-35 mm
- Cách mép phải 15-20 mm
Phông chữ:
- Tiếng Việt: Times New Roman, bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001
- Màu sắc: đen
Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố.
Số trang: Đánh số từ 1, dùng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, canh giữa trang. Không hiển thị số trang thứ nhất.
Thành phần Thể thức Chính
1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Quốc hiệu: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”. Trình bày cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên.
- Tiêu ngữ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”. Trình bày cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa dưới Quốc hiệu. Chữ cái đầu các cụm từ viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ. Dưới tiêu ngữ có đường kẻ ngang nét liền.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước.
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
- Trình bày cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm, canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp. Dưới có đường kẻ ngang nét liền.
3. Số, ký hiệu của văn bản
- Số văn bản: Số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Trình bày bằng chữ số Ả Rập.
- Ký hiệu văn bản: Gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức. Đối với công văn, ký hiệu gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo.
- Trình bày canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản
- Địa danh: Tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
- Thời gian ban hành văn bản: Ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Trình bày đầy đủ, dùng chữ số Ả Rập.
- Trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Tên loại văn bản: Tên của từng loại văn bản.
- Trích yếu nội dung văn bản: Câu ngắn gọn hoặc cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
- Trình bày canh giữa theo chiều ngang văn bản.
6. Nội dung văn bản
- Căn cứ ban hành văn bản: Văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng.
- Bố cục: Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý, phần mở đầu và bố cục thành phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm.
- Phần, chương, mục, tiểu mục, điều có tiêu đề.
- Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Chữ ký: Chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số.
- Quyền hạn của người ký: Ghi tắt “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.”.
- Chức vụ, chức danh và họ tên: Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm.
- Trình bày canh giữa chức vụ và họ tên người ký.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
- Dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Trình bày tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản.
9. Nơi nhận
- Nơi nhận để thực hiện, kiểm tra, báo cáo, trao đổi công việc.
- Trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.
- Phần nơi nhận bao gồm: Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân liên quan.
10. Thành phần Thể thức Khác
- Phụ lục: Nếu văn bản có phụ lục kèm theo, phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Số, ký hiệu của phụ lục được đánh bằng chữ số La Mã.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành: Trình bày tại vị trí được quy định.
Để đảm bảo sự chính xác và thống nhất, hãy tham khảo Mục IV Phần I Phụ lục của Nghị định 30/2020/NĐ-CP để biết thêm chi tiết về thể thức trình bày văn bản hành chính.
Tặng bạn website kiểm tra ngữ pháp tiếng Anh và luyện thi TOEIC, IELTS miễn phí: testtoeic.com