Bạn đang tìm cách nâng cao kỹ năng viết email tiếng Anh chuyên nghiệp? Hãy cùng khám phá hướng dẫn toàn diện này, cung cấp những lời khuyên thiết thực và mẹo hữu ích để giúp email của bạn vượt trội trong cả giao tiếp xã hội lẫn kinh doanh.
1. Dòng Chủ Đề
Dòng chủ đề là ấn tượng đầu tiên của người nhận, vì vậy hãy đảm bảo nó hấp dẫn, trực tiếp và phản ánh nội dung email. Sử dụng các từ khóa liên quan, tránh viết tắt mơ hồ và giới hạn độ dài trong khoảng 50 ký tự.
2. Cách Xưng Hô
Nếu Bạn Biết Tên Người Nhận:
- Chính thức: Dear + Title (Danh xưng) + Surname (Họ)
- Thân mật: Hi + Tên
Nếu Không Biết Tên Người Nhận:
- “To whom it may concern”
- “Dear Sir/Madam”
3. Lời Mở Đầu
Thể hiện sự lịch sự và thân thiện bằng cách hỏi thăm sức khỏe hoặc bày tỏ lời cảm ơn.
- Hỏi thăm sức khỏe (Thân mật): How are you? How are you doing?
- Hỏi thăm sức khỏe (Chính thức): I hope you are doing well.
- Cảm ơn: Thank you for contacting ABC Company.
4. Lý Do Viết Email
Rõ ràng tóm tắt lý do viết thư, sử dụng động từ “I am writing to” và các cụm từ phù hợp:
- Yêu cầu thông tin: …about the English courses.
- Xác nhận: …our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January.
- Trả lời thư: …in reply to your letter of 4 September.
5. Nội Dung Chính
Đây là phần chính của email, nơi bạn trình bày thông tin hoặc yêu cầu của mình. Chia nội dung thành các đoạn văn ngắn, sử dụng các cụm từ và mẫu câu thích hợp tùy theo mục đích.
Các Cụm Từ Hữu Ích:
- Cung cấp thông tin: Further to our conversation, Regarding…
- Đặt câu hỏi: I would be grateful if…
- Thông báo tin tốt: We are pleased to announce that…
- Thông báo tin xấu: It is with great sadness that we…
- Phàn nàn: I am writing to express my dissatisfaction with…
- Xin lỗi: I regret any inconvenience caused by…
6. Kết Luận
Tóm tắt nội dung chính và bày tỏ mong muốn của bạn:
- Yêu cầu hành động: Let me know if you need any more information.
- Đóng góp ý kiến: I look forward to hearing from you soon.
- Cảm ơn: Thank you for your time and consideration.
7. Lời Ký Tên
Chính thức (Nếu Bạn Đã Xưng Hô Tên):
- Best regards
- Warm regards
Chính thức (Nếu Bạn Chưa Xưng Hô Tên):
- Yours sincerely
- Yours faithfully
Thân mật:
- Best
- Regards
- Take care
8. Những Lưu Ý Quan Trọng
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự và chuyên nghiệp.
- Kiểm tra chính tả và ngữ pháp cẩn thận.
- Tránh các thuật ngữ và từ viết tắt mơ hồ.
- Đọc lại email của bạn trước khi gửi đi.
Miễn Phí Kiểm Tra Trình Độ Tiếng Anh và TOEIC Online tại testtoeic.com
Muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh và TOEIC của mình? Đừng bỏ lỡ trang web kiểm tra miễn phí testtoeic.com! Với các bài kiểm tra trực tuyến toàn diện, bạn có thể đánh giá trình độ tiếng Anh của mình và chuẩn bị cho kỳ thi TOEIC một cách hiệu quả. Truy cập testtoeic.com ngay hôm nay và nâng cao trình độ tiếng Anh của bạn!