Bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo email tiếng Anh trang trọng, lịch sự trong môi trường công sở? Vậy thì hãy tham khảo những mách nước hữu ích của tiếng Anh miễn phí sau để hoàn thành một email tiếng Anh chuyên nghiệp, đạt tiêu chuẩn “anh ngữ văn phòng”.
Sử dụng tiêu đề email phù hợp
Tiêu đề ngắn gọn, hàm ý, thể hiện rõ nội dung chính của email. Nên nằm trong vòng 50 ký tự để người nhận dễ dàng đọc hiểu. Sau đây là một vài mẹo cho tiêu đề email:
– Dùng từ khóa chính: Tiêu đề tập trung vào từ khóa chính để người nhận nắm bắt nội dung nhanh chóng. Ví dụ: “Cuộc hẹn [ngày/giờ]”.
– Dùng từ hành động: Từ hành động giúp người nhận hiểu rõ mục đích và có thể thực hiện hành động cần thiết. Ví dụ: “Yêu cầu thông tin [sản phẩm/dịch vụ]”.
– Dùng dấu câu và biểu tượng: Sử dụng dấu câu và biểu tượng hợp lý để người nhận nắm bắt nội dung dễ dàng. Ví dụ: “Tin vui! [thông tin]”.
Ngôn ngữ lịch sự, trang trọng
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng (formal) để thể hiện sự tôn trọng với người nhận. Tránh dùng từ ngữ không chuyên nghiệp, tục tĩu hoặc dễ gây hiểu nhầm. Nên sử dụng các mẫu câu viết email phổ biến và từ vựng phù hợp với văn viết.
Một số mẫu câu nhờ vả lịch sự:
– Would you mind [doing something]? (Bạn có thể [làm gì đó] không?)
– I was wondering if you could [do something]. (Tôi muốn biết liệu bạn có thể [làm gì đó] không?)
– I would be grateful if you could [do something]. (Tôi thật biết ơn nếu bạn [làm gì đó] được.)
– I would be happy to [do something] if you need help. (Tôi rất sẵn lòng [làm gì đó] nếu bạn cần giúp.)
– I would appreciate it if you could [do something]. (Tôi rất trân trọng nếu bạn có thể [làm gì đó].)
Luôn bắt đầu email bằng lời chào
Cách chào mở đầu thường dùng trong email là “Dear Ms./Mrs/Mr. + họ của người nhận”. Cách chào này thể hiện sự tôn trọng và phù hợp với hầu hết các trường hợp.
Trường hợp bạn không biết tên người nhận, sử dụng “Dear Sir/Madam” để thể hiện sự tôn trọng nhưng mang tính chung hơn. Bạn cũng có thể sử dụng lời chào thân thiện:
– Hi [tên người nhận],
– Good morning [tên người nhận],
– Good afternoon [tên người nhận],
Cám ơn người nhận ngay đầu email
Dù là email gửi cho nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng, một lời cám ơn ngay đầu email sẽ giúp bạn thể hiện thiện chí. Ví dụ: “Thank you for contacting testtoeic.com” (hoặc “Thank you for your prompt reply” khi phản hồi email). Lời cám ơn đầu email rất quan trọng, giúp người đọc cảm thấy thoải mái, dễ tiếp nhận thông tin và tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho bạn.
Nêu rõ mục đích gửi email
Sau lời chào, hãy nêu thẳng mục đích gửi email. Điều này giúp email đi thẳng vào vấn đề, tránh lan man, tiết kiệm thời gian cho cả bạn và người đọc. Mở đầu bằng “I am writing to enquire about…” (Tôi viết email này để tìm hiểu về…) hoặc “I am writing in reference to…” (Tôi viết email này để trao đổi về việc…).
Sau câu đầu tiên, bạn có thể chuyển sang nội dung chính của email. Nên dùng câu ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Lưu ý kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và quy tắc chấm câu. Email trang trọng trong công việc nên hạn chế viết tắt, ví dụ: “I’m writing to…” thay bằng “I am writing to…”.
Kết thúc email bằng lời cảm ơn
Lời cảm ơn là một phần quan trọng trong email, vì vậy hãy luôn kết thúc bằng lời cám ơn. Điều này thể hiện sự trân trọng với người nhận và giúp bạn kết thúc email một cách chuyên nghiệp.
Ví dụ:
– Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn.)
– Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự cân nhắc của bạn.)
Ngoài ra, bạn có thể thêm vào các mẫu câu:
– If you have any questions or concerns, do not hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào, hãy cho tôi biết.)
– I look forward to hearing from you. (Tôi rất mong nhận được hồi âm từ bạn.)
Dùng từ trang trọng ở chữ ký
Phần kết thúc email nên sử dụng “Best regards”, “Sincerely”, hoặc “Thank you” để tạo ra sự chuyên nghiệp. Tránh sử dụng “Best wishes” hoặc “Cheers” trong email công việc. Cuối cùng, hãy đảm bảo đọc lại email trước khi gửi để kiểm tra lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng tiếng Anh cho công việc, hãy tham gia khóa học tại tiếng Anh miễn phí hoặc làm bài kiểm tra trình độ tiếng Anh và nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay nhé!
Giới thiệu trang web luyện thi TOEIC và ngữ pháp tiếng Anh miễn phí: preptoeic.click
Bạn muốn nâng cao trình độ tiếng Anh nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hãy đến với preptoeic.click – trang web luyện thi TOEIC và ngữ pháp tiếng Anh miễn phí hàng đầu Việt Nam.
preptoeic.click cung cấp:
- Đề thi TOEIC miễn phí với đáp án và giải thích chi tiết
- Bài học ngữ pháp tiếng Anh từ cơ bản đến nâng cao
- Kho từ vựng phong phú với phát âm chuẩn
- Các mẹo và chiến lược làm bài thi TOEIC hiệu quả
Và còn nhiều hơn thế nữa!
Truy cập preptoeic.click ngay hôm nay để nâng cao trình độ tiếng Anh của bạn miễn phí!