Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn mực, chuyên nghiệp trong công việc không phải là chuyện dễ dàng với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu bạn làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, bạn càng phải khéo léo hơn khi viết email tiếng Anh. Hãy tham khảo mẫu viết email tiếng Anh thông dụng sau đây của NativeX để hiểu được cách viết email bằng tiếng anh trong kinh doanh để áp dụng dễ dàng và đơn giản trong công việc nhé.
1/ Cách viết email tiếng Anh
1.1/ Phần Greeting – Chào hỏi
Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).
- Dear Mrs. Hoang
- Dear Mr. Brown
- Dear Ms. Nguyen
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
- Hi Kelly, Dear Kelly….
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
- “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
1.2/ Opening comment – Hỏi thăm
Hỏi sức khỏe (thân mật):
- How are you?
- How are you doing?
- How are things?
- How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
- Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
- Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
- Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
1.3/ Introduction – Lý do viết thư
Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….
- I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)
- I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)
- We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.
- I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)
1.4/ Main point – Nội dung chính
Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.
Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đó
- As you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …)
- Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)
- As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)
- As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)
Dạng 2: Yêu cầu
- I would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)
- I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )
- I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)
- I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)
- I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
Dạng 3: Thông báo tin tốt
- We are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)
- You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)
Dạng 4: Thông báo tin xấu
- It is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)
- We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)
- After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)
Đề cập đến tài liệu đính kèm:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
- Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)
1.5/ Concluding sentence – Kết thúc thư
Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:
- Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)
- I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
1.6/ Signing off – Ký tên
Trường hợp thân mật:
- Best,
- Best wishes,
- Regards,
- Take care,
- Bye,
Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…):
- Best regards,
- Warm regards,
- Yours sincerely,
Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam):
- Yours faithfully,
2/ Các lưu ý khi viết email
- Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seen.
- Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, ….
- Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, …
- Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu.
- Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentence). Câu phải có đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu có.
- Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. Nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).
- Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả.
- Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.
- Cuối thư:
- Best regards, Warm regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa “trung thành”.
3/ Một số từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh
- ASAP = as soon as possible
- CC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm từ này để báo cho người nhận biết những ai sẽ nhận thư)
- ENC = enclosure (khi bạn gửi kèm theo thư những giấy tờ khác)
- PP = per procurationem (Đây là tiếng La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho người khác khi viết thư; nếu họ không có mặt để tự ký)
- PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài điều nữa sau khi bạn đã hoàn tất bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)
- PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng người đọc thư biết rằng bức thư còn được tiếp tục ở mặt sau)
- RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)
4/ Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
Để xây dựng nên một email phù hợp trong từng tình huống, bạn có thể tham khảo cách viết một email bằng tiếng Anh thông qua các mẫu câu dưới đây.
4.1/ Salutation – Chào hỏi
- Dear Mr. …./ Ms… (Nếu bạn biết tên người nhận)
- Dear Sir or Madam (Nếu bạn không biết tên người nhận)
4.2/ Starting – Mở đầu
- Thank you for your letter/ email about… (Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…)
- Thanks for writing to me. (Cảm ơn vì đã viết thư cho mình)
- I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for… (Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…)
4.3/ Referring to previous contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó
- Thank you for your e-mail of … (Cảm ơn e-mail của bạn từ…)
- In reply to your request, … (Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…)
- Thank you for your e-mail regarding … (Cảm ơn e-mail của bạn về việc…)
- With reference to our telephone conversation yesterday… (Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua…)
4.4/ Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh
- We would appreciate it if you would … (Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…)
- I would be grateful if you could … (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…)
- Could you please send me … (Bạn có thể gửi cho tôi…)
- Could you possibly tell us / let us have … (Bạn có thể cho chúng tôi biết…)
- In addition, I would like to receive … (Ngoài ra, tôi muốn nhận được…)
- I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)
4.5/ Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ
- Would you like us to …? (Bạn có muốn chúng tôi…?)
- We would be happy to … (Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…)
- We are quite willing to … (Chúng tôi rất sẵn sàng…)
- Our company would be pleased to … (Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…)
4.6/ Giving good news – Thông báo tin tốt bằng tiếng anh
- We are pleased to announce that … (Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…)
- I am delighted to inform you that .. (Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…)
- You will be pleased to learn that … (Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…)
4.7/ Giving bad news – Thông báo tin xấu
- We regret to inform you that … (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
- I’m afraid it would not be possible to … (Tôi e là không thể…)
- Unfortunately we cannot / we are unable to … (Rất tiếc chúng tôi không thể…)
- After careful consideration we have decided (not) to … (Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…)
4.8/ Complaining – Mẫu câu thể hiện sự phàn nàn
- I am writing to express my dissatisfaction with … (Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…)
- I am writing to complain about … (Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….)
- Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. (Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.)
- We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.)
4.9/ Các mẫu câu tiếng anh thường dùng để kết thúc email
- I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
- If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.)
- I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
- Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể).
- Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau: Yours sincerely, (kính thư).
- Tuy nhiên, nếu bạn